2019台北道場文書研習參資：文書作業實務~辦道文書
文書作業實務~辦道文書
一、辦道前文書人員準備工作:
檢查辦道文書用品文具:
※求道掛號單、求道表文、求道卡、點傳師存聯、佛堂存聯（或天榜錄）、白色信封、崇德初階、人生何處去、護貝膠膜、護貝機、牛皮紙袋、空白毛邊紙及三表五愿A3墊寫表格等。
※文具:毛筆或自來水筆、原子筆、鉛筆、美工刀、立可白（或立可帶）、橡皮擦等。
二、辦道文書工作展開:
辦道文書作業流程:
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原則上辦道文書作業流程依上圖1~5的順序，但剛開始求道人陸陸續續來，功德費高低未明朗，表文尚無法書寫，則先跳過※2項，依1345順序進行，掛號單寫完全再回到2，等決定開始寫表文，就依1~5的順序，表文要優先寫優先完成。 |
掛號單乃辦道文書第一關，務必每項正確填寫清楚。
※首先引導求道人自填姓名、年齡、學歷、職業、住址、電話或手機等欄位。坤道求道人有冠夫姓時，文書人員向其說明依道場慣例，求道表文可不寫夫姓。性別欄位乾坤童女由文書人員勾選，以免求道人勾錯，表文跟著寫錯。
※功德費由引保師向求道人說明，文書人員收取後金額寫於功德費欄位，現金裝入牛皮紙袋，不放在桌上財不露白。引師及保師姓名欄位請引保師自填，若求道人與引保師有親戚關係，文書人員要注意:三等親內，長輩可當晚輩引保師，反之，晚輩不宜當長輩引保師。道親渡化親戚求道，如對是否適合當引保師（如夫妻、平輩、師生、童女…），請示辦道點傳師慈悲。
※備註欄寫求道人的所屬佛堂，辦道日期國曆農曆均以國字書寫，農曆寫天干地支年，國曆寫民國年。(國曆交換日一月一日，農曆歲次交換正月初一日)。
※掛號單右上角註明1-1、1-2、1-3…，代表第一場辦道第1位掛號、第2位掛號、第3位掛號…，若只有一場辦道，右上角則註明1、2、3…，以利後續寫求道卡、點傳師存聯、佛堂存聯，作為書寫的順序依據。
※掛號單要每項寫清楚，以利佛堂日後建檔成全，姓名寫太潦草要問清楚，並加註在旁邊，以免表文寫錯，遇到難字查明並注音，向辦道點傳師報告，掛號單文書作業並等辦道完成後，才可以給引保師攜回。（非本壇的求道掛號單於最後面的空白處可加註¡¡¡點傳師及辦道時辰）
2.書寫 [求道表文] :
恭敬、謹慎、正確書寫表文
聖經裏面記載著：「凡是沒有列入生命冊（即龍天表）的人，就沒有做天國國民（天榜掛號地府抽丁）之資格。」
所以這張表文上面的名字不能寫錯，求道前要核對姓名與功德費有沒有錯誤。
※首先將表文折好八折，若當天辦道好幾場（例如:率性進修班、平安齋、拜名師開智慧活動、孝親感恩活動、嘉年華活動、年節團拜活動…）則多折幾張，八折表文的折法
: 表文印刷字面向內先對折，攤開再折表文左右邊的一公分，向表文有印刷字面的的這一面折一公分，表文剛已1/2折再向表文印刷字面向內再對折為1/4折，再反折為1/8折，另一半表文一樣折法完成八折。
※求道人尚未到，表文可先寫的部分:佛堂地址、壇名、欽加頂恩師尊、師母及最後面的愚兒師尊、師母，只剩下：年、歲次、農曆月日、時辰、引師、保師、眾生等及最後面的求道人及功德費尚待書寫，至於求道表文的寫法，詳見三表五愿說明。
※表文必須在獻供前寫好，並呈給點傳師看過，有時候時間很趕就要寫好，故不可等求道人到齊才開始寫表文，會來不及的。需與操持者保持密切聯繫，勿發生已經在辦道了表文尚未寫好，所以若已經快要獻供了，表文快來不及寫好，還有人陸續要來求道掛號，可請示點傳師是否稍慢點請壇，請操持者多講解龍天表及求道殊勝，讓文書人員儘快寫好表文，一起求道，或是請他們等下一場辦道。
※排好書寫順序之後，先寫第一張的引師保師，再寫求道人及功德費，接著寫第二張引師保師，再寫求道人及功德費，以確保引保師與求道人寫在同一張表文，每寫完一張掛號單並作記號，表示已寫過，如此依序寫完，若表文已寫好，後來的求道人功德費金額更高，則寫在最後面。
※大型活動聯合辦道求道人很多，要求預先報名，事先寫好求道表文，可將功德費金額高低先做統計，分工來寫，例如:一人負責寫壹仟元及捌佰元、一人負責寫伍佰元、參佰元求道人數最多，可一人負責寫乾道、一人負責寫坤道、一人負責寫童、一人負責寫女，分工完成。若功德費都相同，可一人負責寫乾道、一人負責寫坤道、一人負責寫童、一人負責寫女，分工完成。
※若表文已寫好，一位求道人當天沒來則要圈掉，二位引保師也要圈掉，但若其中引師是當了二人的引師，姓名只寫一次，則不必圈掉，另一位保師若只保一人則要圈掉。因此負責寫表文的前賢要邊寫邊統計你寫的這張表文裡，引保師當中有誰當幾人引師、有誰當幾人保師，只當一人引保師則無需列入統計，統計的目的，當引保師是否要圈掉時才能正確又快速的判定。例如 ：
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表文 |
引保師姓名 |
當幾人引師 |
當幾人保師 |
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第一張表文 |
張大中 |
3 |
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王小明 |
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2 |
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第二張表文 |
李大同 |
2 |
2 |
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謝天恩 |
3 |
2 |
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可用「正」字統計 |
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※上帝哂納案下 神祇俱庇 今有：三人或三人以上寫「眾生等」，一至二人則直接寫求道人姓名，不用冠乾、坤、童、女。
※時辰：最後一定要記得寫開始獻供時辰，如逢時辰交替，約十五分鐘內寫下一個時辰，或請示辦道點傳師，確定再書寫。
※寫完表文要檢查核對並拍照存查，並且要統計表文中的求道乾坤童女人數與掛號人數是否相同，統計人數也要給操持一份，辦道時派一人帶毛筆現場待命，表文若有須要更改馬上處理，求道人跪在拜墊時文書一人在旁邊計算人數，若與統計人數不符，馬上向操持反應查明。
※年月日以國字數字書寫，點傳師寫全名，求道人年齡及功德費以阿拉伯數字書寫。
※求道人數乾坤童女及功德費合計，只要寫在第一頁，以阿拉伯數字書寫，第二頁以後不用寫。
※[點傳師存聯]寫好對摺，與功德費一齊裝入白色信封袋，交給辦道點傳師。
4.書寫 [求道卡] :
※求道日期欄歲次寫天干地支，民國年底下加一農字，寫農曆日期，西元年底下加一國字，寫國曆日期。民國年、西元年、農曆日期，寫國字數字，僅國曆日期，寫阿拉伯數字。
※壇名欄寫求道佛堂
(非本壇寫法:求道佛堂(所屬佛堂))
※例:台北崇慧(致德)，意即在台北崇慧佛院求道，屬於致德的道親。
※求道卡壇名：指求道的佛堂，因沒地址故可加地區以茲容易識別
※公共佛堂寫：「區+壇」。如：台北致德
※家庭佛堂寫：「區+壇○氏」
※臨時佛堂寫：「區+壇臨時」
※中心佛堂寫：「○○崇慧佛院+(所屬佛堂)」如：台北崇慧(致德)
如帶求道人到他壇或開法會求道，求道卡壇名可寫：求道佛堂+(所屬佛堂)
※將來法會日期欄寫國曆立愿日期，護貝膠膜先割空再護貝，將來才能寫字，護貝膠膜先割空可先前置作業。
※求道卡寫好檢查後，將它分類、分單位、分讀經班、分佛堂等，交給操持快速發給求道人。
※年月日以國字數字書寫，點傳師寫全名，求道人年齡、電話及備註寫功德費，以阿拉伯數字書寫。
※聯絡人欄位:非本壇寫它壇名稱，本壇寫聯絡人姓名。
※可於最後自行加寫求道人數乾坤童女及功德費合計，以阿拉伯數字書寫。
6.書寫 [信封袋] :
信封印刷版
※給點傳師的信封，各區可自行印刷提供各佛堂使用，或用空白白色信封依此格式書寫。
※功德費與[點傳師存聯]一齊裝入信封袋，作業完成立即交給辦道點傳師，不要等到點傳師來問。
7.[崇德初階]、[人生何處去]與供果等裝入牛皮紙袋：（或手提袋亦可）
8. 將求道人資料建入電腦 :
※將 [佛堂存聯] 天榜錄求道人資料建入電腦
[行政系統] 的 [辦道掛號資料]，以利佛堂後續追蹤成全。
9.更正表文處理 :
辦道文書過程若發生以下情形，必須更正表文處理:
※更正求道人姓名表文: 係求道人姓名誤寫錯別字時使用。
※更正引保師姓名表文: 若新道親不明佛規，把自己當父母親或長輩之引保師，或引保師姓名寫錯字，宜用更正引保表文更正。
※更正求道人性別表文 參考本: 係求道人性別誤寫時使用。
※更正辦道日期表文 參考本: 係辦道日期誤寫時使用。
※更正辦道民國年表文 參考本: 係辦道民國年誤寫時使用。
※更正辦道時辰表文 參考本: 係辦道時辰誤寫時使用。
※更正辦道地址表文 參考本: 係辦道地址誤寫時使用。
※撤銷表文: 求道表文有書寫且已焚表，但沒有求道，最好當天送佛駕前或於事後有請壇場合辦理。以上各種更正表文及撤銷表文格式，詳見附錄。
※更正表文處理 :
首先將八開空白毛邊紙摺好六折，摺法 : 毛邊紙書寫面(較平滑)向外先對摺，攤開再疊在A3墊寫表格上，毛邊紙左右邊的一公分及一折的寬度依照A3墊寫表格的寬度摺，先向平滑面摺一公分，再依墊寫一折寬度摺一折，再反摺一折，三折完成，另一半面的三折，亦同前述摺法。
※A3墊寫表格使用方法: 再將八開空白毛邊紙攤開疊在A3墊寫表格上，對好中間折線上下居中稍作調整後，用迴紋針二支一左一右夾在上邊，即可開始依照墊在底下的A3墊寫表格的內容描寫，很快就可完成。
※讀表人：點傳師在佛堂以點傳師為讀表人，點傳師不在由資深壇主或資深講師為讀表人。
※有請壇場合辦理更正，獻香三炷香，十叩首，讀表，焚表後十叩首。
10.三表五愿表文及愿文的書寫:
※三表五愿的所有表文及愿文，都可使用三表五愿A3墊寫表格來描寫，其中除了求道表文是八折摺法，其餘都是六折摺法，摺法及使用方法如上述。
※[三表五愿A3墊寫表格]電子檔,是依據103年10月10日版的文書研習手冊為範本製作，使用時列印成A3，可提供文書人員書寫三表五愿各種表文及愿文時，將空白毛邊紙墊在墊寫表格上面描寫，非常方便。
※另進修班三表五愿講義及袖珍本三表五愿，亦可以此檔案編印，使三者格式一致，方便文書前賢使用。
[三表五愿A3墊寫表格]電子檔，分成二個檔案:
1.電子檔[1080316三表五愿A3全部表格(講義版)版面居中]，版面居中較好看，作為講義版等使用。
2.電子檔[1080316三表五愿A3墊寫全部表格(書寫版)版面偏上]，提供文書人員書寫三表五愿各種表文及愿文，使用時列印成A3，將空白毛邊紙先摺好六折，依A3墊寫表格的一摺寬度摺好，再將A3墊在空白毛邊紙下面描寫，非常方便。
三表五愿A3墊寫表格目錄:
1.求道表文
求道表文書寫注意事項(A4)
2.更正求道人姓名表文
3.更正引保師姓名表文
更正求道人性別表文 參考本
更正辦道日期表文 參考本
更正辦道民國年表文 參考本
更正辦道時辰表文 參考本
更正辦道地址表文 參考本
4.變更姓名表文
5.撤銷表文
6.接線表文
7.超拔表文
8.結緣表文
9.法會愿文
9-1.法會愿文(補立四條愿)
10.講員辦事人員愿文
10-1.講員辦事人員愿文+清口茹素
10-2.講員辦事人員愿文+壇主副壇主+清口茹素
11.講師愿文
12.壇主愿文
13.清口愿文
14.開齋懺悔愿文
15.懺悔班懺悔愿文
16.年終辭歲懺悔愿文
16-1.懺悔愿文參考資料
附件一 附件二(A4)
17.附錄：功德迴向愿文
11.檢查核對有功 :
辦道文書作業每一項作業都要安排人員檢查核對:
1.填寫 [求道掛號單]
2.書寫 [求道表文]
3.書寫 [點傳師存聯]
4.書寫 [求道卡]
5.書寫 [佛堂存聯]天榜錄
6.書寫 [信封袋]
7. [崇德初階]、[人生何處去]與供果等裝入牛皮紙袋（或手提袋）
8.將求道人資料建入電腦
9.更正表文處理
10.三表五愿表文及愿文的書寫
以上每個環節都要安排人員檢查核對，做到正確無誤。
12.檢討改進不二過
:
1. 辦道文書作業流程是否順暢?如何改進?
2. 表文是否太慢完成?有否寫錯?要焚表更正?如何改進?
3. 求道卡有否寫錯?或漏寫幾張?如何改進?
4. 功德費金額是否正確?如何改進?
5. 有無依據文書作業標準書寫?如何改進?
6. 從錯誤中失敗中找到成功的經驗!愈做愈順暢，愈有成就愈圓滿!
三、結論 :
文書組辦道文書作業標準化之後，期勉各區文書組齊步走同步行，並推廣到各壇的文書人員，使每一個文書人員都能落實辦道文書作業標準化。
資料來源：《發一崇德台北道場文書研習參考資料》（台北崇德佛院，2019年10月10日），頁29-36。
