2019台北道場文書研習參資：文書作業實務~法會文書

文書作業實務~法會文書

前言：

法會文書作業，各區行之多年，均有自行運作規範，各區作業亦有優缺點，文書研習則互相學習，如何讓運作更順暢、有效率，擷取他區之優點，彌補本區之缺失，配合道場制度推動，再再都要跟進。

現今班務促進道務，積極進行，法會文書作業，協助道務組、班務組有效率的，將法會班員之資訊，提供區忠字班、義字班、道務組、班務組、引保師，多管道成全班員進新民班，提高進班率，各區文書組長，有責任承擔資訊作業，除了完成法會文書職責，也做好道務班務之幕僚業務。

一、法會文書編組

(一)掛號文書組

(二)電腦文書組

(三)愿文書法組

二、掛號文書組之作業

(一)事前的準備工作

1.    大型收納箱存放文具用品、表格、手冊、雙月刋。（法會前二週盤點數量是否齊全，如有不足反映給負責講師）。

2.    文具載送：由二位講師負責。

3.    連絡掛號人員：分組組長聯絡人員。

(二)法會掛號

1.    早上7:30報到，文具用品歸位、名牌套準備。

2.    二位至三位引導班員書寫掛號單。

3.   四位掛號人員作業順序：

4.    如帶班者是進修班班員要備註上課佛堂及班別，班員地址不用寫，班員寫好掛號單請他們拿到第一位報到，不要由我們傳到第一位。

5.    帶班者(引保師)要發引保師名牌給予配帶。

6.    第一聯掛號單傳遞給電腦文書組登打資料。

三、電腦文書組之作業

(一)事前的準備工作

1.    檢查用具是否齊全，印表機、報表紙(白、粉、青、半張) 、筆電、路由器。

2.    電腦登錄人員安排聯絡。

3.    電腦行政系統登入帳號、新增、搜尋參數設定。

(二)電腦登錄

1.    早上7:30報到，電腦用品就定位、區域網路連結。

2.    分乾坤掛號單登錄人員。

3.    新手登錄指導。

4.    法會掛號單登錄：

依掛號單欄位資料，所屬佛堂輸入中文名稱後點選

注意：他區同名佛堂，補第1天、先上第一天、補上第二天、補立愿在[只上一天]。

5.    報表資料列印(一)

1)服務組

※班員座號名冊，※班員分組名冊 (附件1)，※班員名牌列印 (附件2)

2)乾坤法會助理(第一天)

※掛號各項統計表，※班員座號名冊(乾、坤)，※分區佛堂統計表

※法會名冊_封面檔(文件表單)

3)監愿點傳點師(第二天)

※班員座號名冊(乾、坤)，※畢班各項統計表，※分區佛堂統計表

(三)法會班員進班(新民班、長青班)登錄、列印

108/8/13台北道場負責群決議：如何帶法會班員進入新民班SOP研習，請道務組及班務組收集並提案經負責群核定後實施。

在尚未訂定法會班員進入新民班SOP流程前，參考作法如下：

1.    法會掛號資料欄位-進班班代號，登錄原則班員所屬佛堂有設班，進班就是所屬佛堂，若無設班而系列佛堂有設班，進班就是系列佛堂，若系列佛堂沒設班，進班就是分組佛堂。

2.  班員進班通知單  (附件3)列印，列印後交道務組，於道務組與帶班引保師會議中，交給帶班引保師，再由班員簽名繳回。

3.    填寫「法會進班通知單」

不離手→問→簽→撕→義

1)不離手：全張「通知單」不離引保師(帶班前賢)的手，亦即不交給班員回家填寫。

2)問：誠摯徵詢班員參加新民班意願，為了不造成現場混亂，此不討論班員就讀白天假日班或夜間班，請私下再溝通。

3)簽：班員不反對後，引保師(帶班人)先在“班員簽名”欄簽名後，再請班員簽名，始算完成；若班員無法參加，該欄引保師仍需簽名，表示有成全過。

4)撕：撕下最下方之收執聯，交給班員(若班員不參加，則整張交回。

5)義：文書組登錄後，會請忠字班轉交給該義字班，繼續成全。

4.    電腦文書收到有班員簽名回執聯，找出班員法會掛號資料，並在欄位-進班回執打勾。

5.    進班執回執統計(附件4)列印，法會報表列印-分區佛堂統計表。

(四)法會班員退班作業

1.    第二天中午12:00前，電腦文書列印班員座號名冊乾坤各2份，交給服務組，由服務組下午第一節課集合，各分組服務員回報退班班員名單，服務長依退班名單，在班員座號名冊用筆或螢光筆劃掉退班班員，整理後，乾坤各一份交回電腦文書。

2.    電腦文書人員依劃掉退班名單，在法會掛號資料找出退班班員，在欄位-畢班立愿，打勾取消，再存檔即可。

3.    電腦文書人員確認退班資料無誤，將此份乾坤畢班名單交愿文書法組。

4.    報表資料列印(二)

1)監愿點傳點師

※班員座號名冊(乾、坤)，※畢班各項統計表，分區佛堂統計表

2)開班法會佛堂留存(立愿後)

※班員座號名冊(乾、坤)，※畢班各項統計表，※分區佛堂統計表

※法會名冊_封面檔(文件表單)

3)道務組(立愿後)

※法會畢班報告表(附件5)

(五)事後的整理工作

1.    列印交給服務名冊資料(班員座號名冊、班員分組名冊)，及印給助理名冊資料，要收回，由文書組專人負責，用碎紙機處理，再回收處理。

2.    畢班大家一齊整理用品，與掛號文書用具一起，由二位負責講師載回。

四、愿文書法組之作業

(一)事前的準備工作

1.    檢查用具是否齊全，毛筆、墨、宣紙、愿文、方格墊紙、信封、廻紋針、法會助理名牌、名牌套。

2.    愿文書寫人員安排聯絡。

(二)法會助理名牌書寫

1.    依法會工作分配表中，主班助理、班務助理名單，若沒有助理名牌，書寫助理名牌。

2.    書寫後，裝名牌套，再依乾坤分開交給法會接待組。

(三)愿文、立愿名冊書寫

1.    接到電腦文書轉來班員畢班名冊(掛號班員名冊，退班的劃掉或劃(螢光筆)，確認乾坤畢班人數，確認其他愿立名單，安排書寫人員。

2.    書寫名冊，姓名要核對掛號單姓名。

3.    書寫後，乾坤交互檢查愿文、立愿名冊內容。

4.    立愿名冊手機拍照留存。

(四)畢班立愿準備

1.    帶毛筆、墨、班員畢班名冊(掛號班員名冊，退班的劃掉或劃(螢光筆)，畢班立愿時，旁邊待命，以便愿文的修改。

2.    若立愿名冊有增、修、改，回報電腦文書組，作電腦掛號資料修改。

 

資料來源：《發一崇德台北道場文書研習參考資料》（台北崇德佛院，2019年10月10日），頁37-40。