2019台北道場文書研習參資：區與公壇的文書作業
區與公壇的文書作業
壹、區文書組長
一、工作理念與目標
道場工作日益頻繁，道親日眾，有賴文書書面作業、電腦資料庫來處理，以達到道親各種資料之建檔歸檔，文書、書訓、刊物、表文、板書及訓文之建立及各種會議之記錄。
文書組掌握資料、報到人數，有條不紊，迅速、確實，符合道場趨勢及社會脈動，從報到顯現出殊勝在莊嚴的道場內。道親系統資料建全的殊勝，有感於道親人數與日俱增，有賴文書以現代科技系統作業來處理，如線上報名、雲端道親系統、報到系統建置完整，以達到道親各種資料之統計、建檔、歸檔，以便查詢迅速。
依任務分為文書行政組、電腦資訊組、書法表文組、美工編輯組，四組工作內容正副組長：稍具有文學素養，文筆工整或電腦處理能力之講師任之．
文書行政：協助各項會議之紀錄、人事資料（各區組長、忠義字班及講師名冊等）、佛堂資料之維護、活動側記及文稿撰寫。
電腦資訊：各項活動報名資訊化、建立網路與資料庫（軟體及硬體之維護）
書法表文：協助各類立愿表文、名冊（含講師提拔）、書法、板書之資料彙整及相關培訓；仙佛聖訓之整理
美工編輯：各組（類）研習手冊文稿編輯、美編與大型活動之佈置（含木工及美化佈置）
二、工作綱要
1. 配合本道場之文書組的各種作業規定。
2. 本區文書資料書訓文件之保管與整理，法會文具、大型塑膠箱存放法會所需文具用品、表格。
3. 本區佛堂道場之地點分佈概況之建立，繪製地圖。
4. 本區人事異動之資料處理。
5. 各種人才資料、專業人員資料之儲存。
6. 本區各種會議之記錄，及研習手冊製作。
7. 仙佛開沙訓文之製作處理。
8. 佛院及活動會場美工、標語佈置（活動照片公佈）。
9. 建制雲端公檔案管理。
三、實施細則
1. 本區文書組必需配合幫辦中心文書組，每年提報本區人事異動概況數據。
2. 配合道場研習，幫辦中心指派負責項目。
3. 將本區之公壇、家壇之分佈情形用地圖繪製，作為開創道務參考。
4. 本區之人事資料之建檔如點傳師、忠字班、義字班、壇主、副壇主、辦事人員及公壇、家庭佛堂之數據整理，建立異動概況。建置雲端資料庫協同管理。
5. 本區各種專業人才之雲端資料庫建檔，提供給各組儲備培訓人才參考。
6. 運用雲端資料庫，配合道場研習報名，報到紀錄可做為大數據參考。
7. 區各種會議之會議議程及記錄，如忠字班會前會，忠義字班會議或其他不定期之重要會議議程及記錄。
8. 製作區月份行事曆，由忠義字班會議公佈。
9. 協助其他組研習需要手冊時，協助製作。
10.
仙佛訓文自2018年起不在法會開壇，仙佛慈悲於道場主辦班程開壇，負責訓文整理的區，當日製作PPT電子簡報檔，提供傳題者講述訓文，並完成訓文印刷版之後製作處理承印。並注意不得由文書將訓文外流。
11.
歷年來本區所開法會的訓文建檔並歸檔，收集各年度訓文，依年度成冊歸檔。訓文，未經同意不可擅自貼上網。自2019年起訓文編碼部分區重新編碼，舊有紙本訓文重新標註。
12.
本區資訊伺服器架設雲端十組公檔案管理，以利十組組長交接有舊資料可參考學習。
四、文書組研習方案
1. 舉辦年度本區文書組研習，如毛筆字、硬筆字、黑板字等研習。
2. 辦道文書三表五愿之書寫人才之培訓。
3. 仙佛聖訓之電子檔之PPT簡報檔、印刷版製作研習。
4. 各種電腦人才之培訓，區網頁、LINE群組、道務系統電子化建檔。
5. 協助本區各組之研習資料處理。
6. 文書美工、海報文宣設計人才之培訓。
貳、公壇文書組長
一、工作理念與目標
文書工作之程度優劣，可代表本壇道親素質水平之高低，文書工作也可以延攬道場各種電腦人才、書法美工人才，是成全道親發心的組別。
二、本壇文書之工作綱要
1. 配合本區之文書組之各種作業規定。
2. 本壇之辦道文書資料、善書、訓文、DVD影片之保管與整理。（贈閱、借閱）
3. 本壇之人事資料詳細建立與掌握。
4. 訓練本壇之書法人才、電腦人才之發掘。
5. 美工人才之培訓，各種道場標語之製作。
6. 本壇之各種會議記錄。
7. 佛堂佈置、各類活動會場佈置
8. 辦道的文書工作及相關資料文具準備
9. 如果佛堂有網站，需要文書組提供資料時，所提供的資料需經過相關點傳師認可。尤其是法會訓文，未經同意不可擅自貼上網。
三、本壇文書之實施細則
1. 建立本壇之人事資料，隨時提供道場之完整資訊，如忠字班、義字班、講師、壇主、副壇主、求道、法會、長青班、高中班、青少年班、小天使班…等等各階層道親名冊，以文書分類，建立資料檔案以便利道務、班務推動。
2. 配合道場、區主辦研習報名
3. 善書：從光慧書局找尋適當書籍，善書的整理、鼓勵大家閱讀及贈送是非常重要的，每一本善書都是每一位誠心的道親捐助，怎堪讓我們把它堆積在角落呢！善書應分為：贈閱及借閱兩類。如累積舊善書過多，無法贈閱，最不得已才資源回收處理，每本善書都會發光，宜善用或轉贈成全有緣者。
4. 道場訓文之蒐集，道場發行之光碟管理
5. 一般道親：視各壇狀況自行運用，登錄求道人記錄本（可隨時查詢翻閱），登錄電腦（可查詢、分析、列印）追蹤開法會及上研究班成全等。
6. 壇主資料，家庭佛堂資料。
7. 依成全組聯絡網，製作通訊錄小手冊方便連絡。
8. 建立未參與進修班之道親名冊，提供給成全組適時給予成全。
9. 本壇相關在各種進修班上課之班員資料名冊，配合區班務系統建制。
10.
掌握本壇相關之傑出人才，專業人才，建立專屬檔案，適時提供給道務組參考。
11.
提供各項人才培訓，如文書組培訓、編輯寫作培訓、攝影錄影培訓、電腦處理。
12.
培訓、美工人才儲訓等等，仙佛慈訓標語或看板，宜適時更新資料。
13.
壇務會議之記錄工作，佛堂研習手冊製作。
14.
製作本壇會議必要參與人員簽到簿，以增加績效，作為年度參與道務行政記錄參考。
15.
壇務會議定案後年度、月份行事曆公佈之。
16.
公佈欄、心靈園地：平面、立體、媒體製作
17.
辦道表文、表格、書籍的存放，並且這些表格資料能含協助各壇所屬的家庭佛堂。（佛堂辦道用表文、書籍、表格向各區書庫領用。）
18.
準備表文、表格：除了求道表文外，應準備更正表文及撤銷表文（可先自行寫好一份，影印後留存，需要時可用描寫方式）
19.
參加道場、區統一舉辦，辦道掛號、表文、求道卡填寫等文書作業研習。
20.
辦道前準備：文具、掛號單填寫、表文書寫（請參考三表五愿之求道表文）、表文書寫完畢後，呈請點傳師過目、並告知下執禮求道人姓名（二人以下之時）、求道卡填寫並護貝。
21.
辦道進行中：協助操持注意引保師人數、求道人是否在場、預備毛筆（萬一表文需要修改）等。
22.
辦道之後：發給求道人物品～求道卡、善書、供果呈給點傳師之信封袋內裝～功德費、求道人記錄表。登錄求道人基本資料、將文書用品歸位，本區如有雲端道務系統，登錄辦道紀錄。
23.
文具的存放：工欲善其事必先利其器，補足必備用品。
四、推動研習方案
1. 配合本區之各項文書人才研習。
2. 鼓勵道親參加電腦人才培訓。
3. 培訓各種書訓人才、書法人才、美工人才。
4. 舉辦道親書法展覽活動，增進書法水平。
結語：文書是一項傳承的工作，今天不做，明天還是要做；今天難做，明天更難做；長期的累積，會讓您更無從下手。只要有興趣，文書工作會讓您覺得越做越有成就，越能體會出文書人員的使命（默默之中，更能體會聖賢仙佛及前賢之苦心）
