一、前言：
1.
開會目的讓成員瞭解道務方針，使道務活動順利推展。
2.
會議記錄目的是將會議討論之結論記錄下來；根據會議結論應該實行的事項，整理記錄以便日後工作之查詢。
3. 會議議程及記錄能使與會者清楚，未參加者瞭解，提高參加意願。
二、會議議程及紀錄：
議程資料來源：取得區忠義字班議程，請示本壇點傳師或義字班講師，要宣達或討論項目，會議前製作完成，並先給本壇點傳師或義字班講師、主席過目後，再列印給與會者，或製作簡報投影。
會議後將會會議決議事項記錄，重點記載過程要點，如有指定人事物品應詳細記載，為便於快速閱讀，可用行事曆列表方式補助。會議記錄應由主席及記錄人分別確認以示負責，經點傳師或忠義字班講師確認方可送出，並迅速分發相關人員。
三、撰寫原則：
1.
會議名稱 2. 時間 3. 地點 4. 主席 5. 紀錄人員
6.
出席人員
7.
主席致詞宣佈開會：因記載篇幅或無特殊內容時可省略不記錄。
8.
司儀執禮：恭迎佛駕 一起向仙佛三鞠躬 白水聖帝一鞠躬 不休息菩薩一鞠躬 乾道向點傳師參駕接駕一鞠躬 坤道向點傳師參駕接駕一鞠躬
9.
恭讀精神指標 讀訓
10.
點傳師慈悲或忠義字班講師勉勵：視會議性質或講話內容做記錄。
11.
二多報告：道務義字班、班務義字班
12.
十組工作報告：承接區十組委派任務出勤人員，依組別、項目條列式記載，有附件併記錄寄出。
13.
討論事項：① 須經決議，經主席宣佈方可記載。
② 未決議項目以附記處理留待下次再討論，由主席宣佈。
14.
臨時動議：① 有提案經與會者附議，由主席訴請與會者討論作成決議方可記錄。
② 未列入討論之議案，經主席宣佈，以個人建議方式列入參考。
15.
道場訊息傳達：行事曆以條列記載，便於閱讀。
16.
主席結論：① 主席應將會議之決議作結論並宣佈。
② 對重要宣佈或報告事項再做宣讀，提醒與會人員。
17.
下次會議：訂定下次會議日期、時間、地點
18.
恭送佛駕 辭駕
19.
其他：各種發言項目記載，以不寫發言人姓名為原則。
四、會議型態
•
會議流程策劃會議與壇務會議的差異：
•
策劃會議：討論型會議，以討論為主，就討論事情為主。
• 壇務會議：布達型會議，把策劃會議決定的事，讓所有壇主了解，也是策劃講師群把事情再過一次。(有問題可翻案，例如策劃中，因為都是組長以上，有些想法不切實際，經壇會與會壇主提出異議而推翻策劃會議的決議。)
• 壇務會議是所有壇主共同決議，效力優於策劃會議。但因策劃會議已是點傳師有參與決議，通常會推翻的不多。
五、會議原則：
一、報告是報告，討論是討論。應該屬報告事項就不要放討論事項，應該是討論事項就不要放報告事項。
二、報告由負責的人報完，如主席唸過，或組長唸過。
三、一項一項討論議題，依次解決。
四、討論之前，應由各負責人提出議案。若無議案，就由忠義字班或義字班提。
五、提案，不是只有標題，而是應該有初步規劃或構想。
六、提案，若只是個想法，那就先決定負責人、日期等，再由負責人於下次會議中提出。
七、負責人對各項議案(通常是活動)，提出規劃方式、流程、工作分配等，現場討論確認。與會都可以提出建議，但決定權在「負責人」。
八、如係十組各項業務，負責人就是組長。
九、會議中有意見都可以提，但經會議提出，負責人做出決議，大家就配合，不要陽奉陰違。
十、若這次活動辦得不好，大家提了很多意見，但負責人一意孤行，那下次就換人。
提案時間：
一、如需大家思考或準備的事項，請於會議前二、三天提出，提醒大家準備。
二、佛堂小型活動，需在二個月前列入議案。中、大型活動，需在四到六個月。
舉例：結緣身心靈成長班：2個月。年終謝恩活動：2個月。母親節活動：4個月。全佛堂遊覽車的旅遊：半年。小分組旅遊：自行討論。
討論事項內容：
一、行事曆中活動：年終謝恩、過年拜年、元宵活動、聯合開班安排、法會分工、母親節活動規劃安排、中秋、旅遊。
二、公差輪值：會議中討論確認。
三、人事議題：義字班、各組組長副組長調動、十組組長任免、婚喪喜慶。
四、成全議題：研究班狀況、各道親有特別狀況等。
五、其他：佛堂布置、物品損壞
六、臨時動議：大家臨時想到的問題。
六、結語：
如用視訊會議不開鏡頭，大家只聽聲音，徵詢發言的情形，就需要用點名方式，請各組代表表示意見。
開會之忌諱：會而不議、議而不決、決而不行。開會容許不同意見的表達，目的在達成共識，會議決議事項，就算與自己理念、想法有落差，會後大家方向一致執行決議事項。
資料來源：《發一崇德台北道場文書研習參考資料》（台北崇德佛院，2019年10月10日），頁11-12。
